Megan MARTINS
Au cours de son existence, une entreprise se développe et il se peut que le local ne soit plus adapté.
En effet, une société en développement possède souvent plus de documents, de matériel et autres, nécessitant un espace plus grand. Cette dernière peut également souhaiter déménager l’emplacement de ses bureaux, car les charges et le loyer sont trop importants.
De ce fait, il est nécessaire de procéder au déménagement de ses bureaux.
Quelles sont les formalités pour un déménagement de bureaux ?
Un déménagement de bureaux ou transfert de bureaux, lorsque l’on a trouvé un nouveau local, doit recourir à certaines formalités administratives, dont la résiliation du bail, le transfert de l’abonnement internet ou encore le transfert de l’abonnement d’énergie.
Ces formalités administratives doivent être faites quelques mois ou semaines avant le déménagement.
Comment résilier son bail d’entreprise ?
Une des formalités administratives les plus importantes qui doivent être faites en premier avant son déménagement de bureaux est la résiliation du bail commercial de son entreprise. Un bail commercial peut être mis à terme tous les trois ans à partir de sa signature, et ce, sans motif. Néanmoins, suivant les clauses du contrat, certains bails ont une durée supérieure de neuf ans par exemple. Le bail peut également comporter une clause contraire si le local a été construit en vue d’une seule utilisation ou si ce dernier a un usage exclusif d’espace de bureau ou de stockage. Dans ce cas, il sera compliqué de résilier le bail de sa société.
En revanche, si le bail est de trois ans, il faut envoyer un courrier recommandé avec accusé de réception à son propriétaire. On peut aussi donner congé par acte d’huissier. Un préavis de six mois est à respecter pour résilier le bail et procéder à son transfert de bureaux. Des travaux de rénovation seront sûrement à prévoir au sein de l’ancien espace de travail. Pour ce qui est des nouveaux bureaux, il faut signer un nouveau bail et faire assurer le futur local.
Autres formalités à faire avant un transfert de bureaux
Après avoir résilié le bail de son entreprise, d’autres formalités sont à faire avant un déménagement de bureaux. Il faut notamment transférer l’abonnement internet et donc contacter le SAV entre 3 mois et 3 semaines avant d’emménager. Il faut également résilier le contrat d’assurance de l’ancien local ainsi que l’abonnement d’énergie (gaz, électricité), le tout environ 2 semaines avant le déménagement. Concernant l’abonnement d’énergie, celui-ci peut être transféré et non résilié.
Faire suivre son courrier est aussi indispensable. Pour y parvenir, il faut souscrire au service de réexpédition définitive nationale auprès de la poste. Ce contrat peut durer 12 mois et être renouvelable une fois. Pour faciliter la vie de l’entreprise et éviter de perdre du temps, il convient également de transférer les comptes bancaires de sa société dans une agence plus proche du nouveau bureau. Il ne faut pas oublier de prévenir les impôts, les assurances, les clients et fournisseurs de son changement d’adresse et changer celle-ci sur les documents tels que les factures et les devis.
Bien organiser un déménagement de bureaux
Afin de bien organiser un déménagement de bureaux, il est important de suivre plusieurs étapes. Tout d’abord, l’entreprise doit réaliser un inventaire de ses équipements, et ce, quelques semaines avant de déménager du local. Ces équipements sont notamment tout le matériel de bureau, comme les imprimantes, les ordinateurs et les téléphones. L‘inventaire du mobilier, c’est-à-dire les armoires, les bureaux, les fauteuils de bureau et autres est également à dresser.
Ainsi, elle pourra faire le tri, se débarrasser de l’inutile et le donner à une association par exemple. Concernant les documents papier archivés, ils peuvent être emballés dans des cartons spéciaux pour ne pas les perdre ou les abîmer. Les équipements informatiques sont fragiles. Par conséquent, il convient d’être minutieux et de les remettre si possible dans leur emballage ou carton d’origine. Quelques meubles peuvent être démontés, ce qui facilite le transport et fait gagner de la place dans le camion.
Pour ce qui est du transport, certains meubles et équipements informatiques sont encombrants et lourds. Ces charges lourdes ne sont pas faciles à porter et un accident corporel ou matériel peut vite arriver. Pour cette raison, il est conseillé de confier cette tâche à une entreprise spécialisée pour faire le déménagement des bureaux de sa société.
Faire appel à un déménageur professionnel pour un déménagement de bureaux
Déménager l’emplacement de ses bureaux est compliqué, pas pratique en raison d’un manque d’outils ou de véhicules adaptés. Cela peut donc vite devenir fastidieux, dangereux et stressant. De ce fait, faire appel à un déménageur professionnel pour faire le déménagement de bureaux de son entreprise, semble être la solution la plus appropriée et sécurisée. En effet, l’entreprise spécialisée en déménagement possède le matériel (sangles, chariots, diables, monte-meubles, camions de déménagement) et les compétences nécessaires pour réaliser ce type d’intervention. Le déménageur professionnel est apte à porter des charges lourdes, connaît les règles de sécurité et les techniques d’emballage et de manutention.
Un autre avantage de confier le déménagement de son bureau à un expert est le gain de temps. L’entreprise peut ainsi déménager plus vite, en toute sécurité et donc reprendre rapidement ses activités. L’entreprise de déménagement propose plusieurs services, comme le montage et remontage du mobilier, le transport de celui-ci de l’ancien local jusqu’au nouveau, etc. Elle peut également proposer des services de stockage et de nettoyage. Pour un déménagement de bureaux en toute sécurité, n’hésitez pas à faire une demande de devis auprès des professionnels du secteur.
