Déménagement d’entreprise : comment procéder ?

Le déménagement d’une entreprise n’est pas un moment à prendre à la légère. Cela représente du stress pour tous les collaborateurs, quelle que soit l’envergure de la société. Mais il y a de nombreux autres enjeux derrière un déménagement et c’est pourquoi il est important de comprendre comment procéder afin de bien l’organiser.

Comprendre son besoin de déménager

On ne déménage pas sur un coup de tête. Une entreprise a besoin de stabilité et le déménagement est l’exact inverse de cette stabilité. C’est pourquoi le déménagement doit être étudié par l’entreprise, mais aussi s’appuyer sur un avis extérieur. Si par exemple l’entreprise change de lieu pour s’agrandir, ce n’est pas parce que les indicateurs sont au beau fixe qu’elle peut se permettre d’agir n’importe comment. La réflexion sur le déménagement de l’entreprise est donc primordiale.

La recherche du local idéal

Un déménagement, c’est choisir un nouveau local. Et la tâche peut être ardue. C’est pourquoi avant de s’appuyer sur des déménageurs professionnels pour changer la localisation de l’entreprise, il faut déjà s’appuyer sur une agence immobilière spécialisée dans l’immobilier d’entreprise. Elle sera à même de vous orienter en fonction de votre projet sur du bâti existant, de la création et sur la façon d’aménager. Un déménagement est coûteux, chronophage et risqué. Autant faire le choix idéal dès le début.

La fixation d’un rétroplanning, ou comment préparer son déménagement d’entreprise

Plus l’entreprise est grande, plus le nombre de tâches à réaliser pour déménager est important. Une seule personne ne peut tout gérer, et chaque département de l’entreprise doit s’y prendre différemment en fonction de ses contraintes.

C’est pourquoi il est impératif de fixer un rétro planning dans lequel vous allez organiser le compte à rebours des diverses étapes de votre déménagement d’entreprise. Cela concerne tous les éléments propres à un déménagement comme la dépose du préavis auprès du propriétaire des bureaux, mais aussi la mise en œuvre des travaux nécessaires dans les nouveaux locaux ou encore la sauvegarde informatique de toutes vos données.

Il n’y a pas deux rétroplannings identiques puisque chaque déménagement est totalement personnalisé par rapport au type d’entreprise et sa structure. C’est pourquoi le rétro planning doit être organisé avec l’entreprise qui vous accompagne dans la démarche du déménagement. Sa présence à chaque étape, et pas juste celle de la manutention des cartons d’archives et des machines-outils, permet une bien meilleure organisation, et donc de limiter les pertes potentielles lors d’un déménagement.

Informer les collaborateurs, la clé d’un déménagement réussi

Le fonctionnement de votre entreprise passe par l’implication de ses collaborateurs et salariés. Mais au-delà même de la démarche légitime de les informer, ils doivent être inscrits dans le processus. C’est notamment le cas car il les informe officiellement du déménagement de l’entreprise. Selon les situations, les salariés peuvent accepter, ou non, le déménagement

Par exemple, une entreprise qui déménage dans le même bassin d’emploi n’a pas à se justifier auprès des employés. Ces derniers sont obligés de suivre l’entreprise. S’ils ne le sont pas, ils sont licenciés pour motif personnel, parce qu’ils refusent un déménagement que l’on est en droit de leur imposer. Pour un déménagement plus loin que le bassin d’emploi, il y a plusieurs cas de figure. Si le salarié refuse le déménagement, là aussi il peut être licencié. Mais cela à la condition qu’une clause de mobilité oblige ce salarié à suivre son entreprise. Et s’ il refuse, il en est le responsable.

Si l’entreprise n’avait pas stipulé une clause de mobilité, alors le salarié peut ou non suivre l’entreprise. Mais il ne porte pas la responsabilité de son renvoi.

Déménager l’entreprise, une histoire de manutention

Aux yeux des collaborateurs de l’entreprise, la partie la plus visible sera sans doute de déménager les bureaux, les archives, l’installation informatique et tout ce qui fait concrètement le quotidien des employés. Pour cela il est crucial d’être accompagné d’une entreprise spécialisée dans le sujet. Le volume des biens à déplacer, le nombre de cartons et l’importance de pouvoir tout dispatcher correctement revêtent une importance encore plus cruciale que dans une maison ou un appartement. C’est une tâche plus complexe dans laquelle les déménageurs doivent être parfaitement investis.

Fêter le déménagement

Un déménagement réussi, ça se fête. C’est un changement pour chacun qu’il faut pouvoir encaisser, et donc le célébrer paraît être une bonne démarche. De plus, c’est aussi le moment d’inaugurer les nouveaux locaux. Et cela ne doit pas se faire simplement qu’entre les membres de l’entreprise. C’est le moment où jamais pour inviter les clients, les fournisseurs, les contacts, de nouveaux ou futurs prospects. C’est un moyen de faire et d’éteindre son réseau de façon très positive, car l’inauguration d’un nouveau lieu de travail est signe de réussite.